Een dropdown menu in Excel maak je door een cel te selecteren en via Gegevens > Gegevensvalidatie voor Lijst te kiezen. Daarna geef je de opties op die in het menu moeten verschijnen.
Met zo’n menu, ook wel een vervolgkeuzelijst genoemd, kies je een waarde uit een vaste lijst. Dat helpt om gegevens op dezelfde manier in te vullen en typefouten te voorkomen.
Een dropdown menu in Excel maken met een cellenlijst
De handigste manier is om de opties eerst in aparte cellen te zetten. Zo kun je de tekst later aanpassen zonder het hele menu opnieuw te maken.
- Zet de opties onder elkaar in een kolom, bijvoorbeeld Nieuw, Bezig en Afgerond in de cellen A1 tot en met A3.
- Selecteer de cel of cellen waarin je het dropdown menu wilt plaatsen.
- Open het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie.
- Kies bij Toestaan voor Lijst.
- Klik in het veld Bron en selecteer de cellen met je opties. Je kunt ook zelf =$A$1:$A$3 invullen.
- Vink Vervolgkeuzelijst in cel aan en klik op OK.
Selecteer daarna een cel met het menu en klik op het pijltje om een optie te kiezen. De gekozen tekst komt in de cel te staan. Menu’s en knoppen kunnen per Excel-versie iets anders heten.
Opties rechtstreeks invoeren
Je kunt de opties ook direct in het veld Bron typen, zonder ze eerst in cellen te zetten. Scheid de opties met het lijstscheidingsteken van je computer. In Nederlandse instellingen is dat vaak een puntkomma, bijvoorbeeld:
Nieuw;Bezig;Afgerond
Verschijnen alle woorden samen als één optie? Gebruik dan het lijstscheidingsteken van je computer, bijvoorbeeld een puntkomma bij Nederlandse instellingen. Voor een langere lijst is een cellenbereik meestal overzichtelijker.
Het menu aanpassen of verwijderen
Staat de lijst in cellen, dan kun je een optie aanpassen door de tekst in de broncel te wijzigen. Verander je bijvoorbeeld Bezig in In behandeling, dan verschijnt die nieuwe tekst in het menu. Waarden die je eerder hebt gekozen, veranderen niet automatisch mee.
Een extra optie onder de lijst verschijnt niet vanzelf als je een vast bereik zoals A1:A3 gebruikt. Selecteer de cel met het menu, open opnieuw Gegevensvalidatie en vergroot het bereik bij Bron, bijvoorbeeld naar =$A$1:$A$4.
Wil je het menu verwijderen? Selecteer de betreffende cellen, open Gegevensvalidatie en kies Alles wissen. De waarde die al in een cel staat, blijft daarbij staan. Die kun je apart verwijderen.
Waar moet je op letten bij een dropdown menu?
Wil je het menu in meer cellen gebruiken? Selecteer dan vooraf het hele gewenste bereik en maak de lijst voor die cellen tegelijk aan. Je kunt ook een bestaande cel met het menu kopiëren naar andere cellen.
Via het tabblad Foutmelding in het venster Gegevensvalidatie kun je een melding instellen voor invoer die niet in de lijst staat. Met het type Stoppen wordt zulke invoer bij normaal typen geweigerd. Gegevensvalidatie is geen volledige beveiliging: door gegevens te plakken kunnen instellingen of waarden alsnog veranderen.
Een standaard dropdown menu laat je één optie per cel kiezen. Een tweede keuze vervangt de eerste. Wil je meerdere opties in dezelfde cel bewaren, dan is een extra oplossing nodig, zoals aangepaste VBA-code.
Je kunt de celkleur laten veranderen op basis van de gekozen waarde met voorwaardelijke opmaak. Test het menu daarna door elke optie te selecteren: de gekozen waarde verschijnt in de cel.
